Stämma av bankhändelser när betalningen inte matchar

Bankavstämning låter enkelt tills en betalning saknas, en händelse har importerats dubbelt eller en utbetalning innehåller avgifter och returer. Då behöver du veta om felet sitter i banken, bokföringsprogrammet eller i ett mellansystem som Stripe.

Det viktigaste först

Stäm av bankhändelser genom att jämföra kontoutdraget mot bokföringen händelse för händelse. Börja inte med att boka en differens. Kontrollera först datum, belopp, fakturakoppling, avgifter, returer och om händelsen redan bokförts på annat sätt.

Varför bankhändelser ofta ställer till det

Bankhändelser strular ofta på några återkommande sätt: importerade kontoutdrag fungerar inte, matchning mot leverantörsfakturor blir fel, vissa in- och utbetalningar syns inte i analysen eller bankkopplingen skapar händelser som är svåra att tolka.

Ofta beror det på att banken bara visar pengaflödet, medan bokföringen även behöver visa vad pengarna avser.

Rekommenderad felsökning

1. Öppna kontoutdraget från banken.
2. Kontrollera saldo vid periodens början.
3. Gå igenom händelser i datumordning.
4. Markera händelser som redan är matchade.
5. Leta efter manuella verifikationer direkt på bankkontot.
6. Kontrollera om en faktura betalats med fel referens eller fel belopp.
7. Kontrollera avgifter, returer och avrundning.
8. Stäm av periodens slutsaldo mot banken.

Fortnox och bankhändelser

I Fortnox bör bankhändelser helst matchas mot rätt faktura, leverantörsfaktura eller bokföringshändelse. Fortnox har även stöd för bokföring från kontoutdrag där information från banken skickas in till Fortnox och matchas mot faktura eller verifikat. Transaktioner som inte kan matchas säkert hamnar i en Att göra-lista för manuell hantering.

Kort sagt: Fortnox kan matcha kontoutdrag automatiskt, men osäkra händelser behöver fortfarande kontrolleras manuellt. Läs Fortnox sida om automatisk bokföring från kontoutdrag.

Om du använder Stripe behöver du vara extra tydlig med skillnaden mellan kundens betalning i Stripe och Stripes utbetalning till bank.

För Stripe-avstämning i Fortnox, börja med Uppföljning och avstämning. Integratis Fortnox Stripe-integration hanterar betalningar, avgifter, returer och utbetalningar som separata delar i samma flöde.

Bokio och bankhändelser

I Bokio hamnar transaktioner från Bokio Företagskonto, automatisk bankkoppling eller manuell bankimport under Händelser att bokföra. Där bokför du nya händelser eller synkar dem mot redan bokförda affärshändelser. För själva avstämningen rekommenderar Bokio att du går till Rapporter → Huvudbok, väljer rätt period och jämför konto 1930 mot bankens kontoutdrag dag för dag.

Kort sagt: Bokio delar upp arbetet i bokföring av bankhändelser och avstämning mot huvudboken. Läs Bokios artikel: Stämma av bokföring mot bankkonto.

Om du har en Stripe-utbetalning ska den inte behandlas som vanlig försäljning utan som reglering av Stripe-flödet, efter att försäljning, avgifter och refunds hanterats.

För uppsättning, se Stripe bokföring i Bokio och fel och varningar.

Exempel: Stripe betalar ut 9 740 kr men försäljningen var 10 000 kr

Det betyder inte automatiskt att 260 kr saknas. Beloppet kan bestå av:

• Stripe-avgifter
• refund till kund
• valutadifferens
• justering från tidigare period
• flera betalningar i samma payout

Rätt avstämning är att bryta ner utbetalningen i Stripe och jämföra varje del mot bokföringen, inte att bokföra 260 kr som okänd differens direkt.

Vanliga misstag

Att bokföra direkt på bankkonto manuellt

Det kan göra att bankavstämningen inte längre speglar kontoutdraget. Använd bankhändelseflödet när det är möjligt.

Att importera samma kontoutdrag flera gånger

Dubbel import kan skapa händelser som ser verkliga ut men redan är hanterade.

Att blanda ihop försäljning och utbetalning

Det är särskilt vanligt med Stripe, Klarna, PayPal och andra betalplattformar.

Checklista före du bokar en differens

• Har du rätt bankkonto?
• Har du rätt datumintervall?
• Är händelsen redan matchad?
• Finns avgifter eller öresavrundning?
• Finns kreditfaktura eller refund?
• Är det en klumpsumma från betalplattform?
• Har någon skapat manuell verifikation direkt på bankkontot?

När bör du automatisera?

Automatisering är ofta värt det när bankavstämningen fastnar på samma typer av händelser varje månad. Om problemet är Stripe, refunds, avgifter eller payouts är det bättre att automatisera källflödet än att manuellt lappa bankavstämningen i efterhand.

Vill du göra avstämningen enklare? Läs om Stripe bokföring i Fortnox, Stripe bokföring i Bokio eller kontakta oss.

Läs vidare

• Så stämmer du av Stripe-utbetalningar i Fortnox
• Rätta fel i bokföringen