Bokföra återbetalningar i Fortnox, Bokio och Stripe

Återbetalningar blir lätt röriga eftersom pengar kan gå tillbaka på ett annat datum än köpet, via en annan betalningskanal eller som en del av en större utbetalning. Det viktiga är att skilja på om du får pengar tillbaka, betalar tillbaka till kund eller hanterar en refund i Stripe.

Det viktigaste först

En återbetalning ska normalt spegla den ursprungliga affärshändelsen. Om du fick tillbaka pengar för ett inköp ska kostnad och moms ofta vändas. Om du betalar tillbaka till kund behövs ofta kreditfaktura eller motsvarande underlag. Om återbetalningen sker i Stripe behöver refund, avgift och utbetalning följas separat.

Tre vanliga typer av återbetalning

Det vanligaste misstaget är att bara titta på bankhändelsen och bokföra återbetalningen som en vanlig inbetalning eller utbetalning. Men återbetalningen behöver kopplas till det som hände först.

Exempel: du får återbetalning för ett inköp

Du köpte förbrukningsmaterial med företagskort och fick sedan pengarna tillbaka. Då bör återbetalningen inte bokföras som ny intäkt. Den ska normalt minska den kostnad och moms som bokades vid köpet.

Både Fortnox och Bokio beskriver samma grundprincip för den här typen av retur: bokför återbetalningen som inköpet, fast spegelvänt. Debet och kredit byter plats och återbetalningen bokförs på dagen då pengarna kommer in på kontot.

Arbetsgång:

1. Leta upp ursprungligt inköp.
2. Kontrollera kostnadskonto och momskonto.
3. Matcha återbetalningen mot samma logik, fast omvänt.
4. Kontrollera att momsrapporten påverkas rätt.
5. Spara underlag som visar varför återbetalningen skedde.

Om inköpet kom från en leverantörsfaktura kan en kreditfaktura vara rätt spår. Om det var ett kvitto eller kortköp kan det räcka med en övrig insättning som vänder samma konton, beroende på system och rutin.

Exempel: du återbetalar en kund

Om en kund får pengar tillbaka ska du inte bara bokföra bankutbetalningen som en kostnad. Du behöver hantera intäkten, momsen och kundunderlaget.

Vanlig arbetsgång:

1. Skapa kreditfaktura eller motsvarande kreditunderlag.
2. Koppla kreditfakturan till ursprunglig faktura om möjligt.
3. Registrera återbetalningen.
4. Kontrollera att kundfordran blir noll.
5. Kontrollera momsrapporten.

Stripe refunds i Fortnox och Bokio

Stripe gör återbetalningar extra svåra eftersom en refund kan påverka en senare utbetalning. Bankbeloppet visar alltså inte hela bilden.

I ett bra Stripe-flöde behöver du spåra:

• ursprunglig betalning
• ursprunglig faktura eller order
• refund-belopp
• eventuell avgift som Stripe behåller eller justerar
• vilken payout återbetalningen påverkar

Integratis Stripe bokföring i Fortnox och Stripe bokföring i Bokio är byggda för att koppla refunds till ursprungliga händelser i stället för att bara bokföra nettot på banken.

I Fortnox

I Fortnox bör en kundåterbetalning normalt gå via kreditfaktura eller den funktion där ursprunglig faktura hanteras. Fortnox beskriver en kreditfaktura som en minusfaktura: försäljningsintäkten och eventuell utgående moms redovisas motsatt mot den ursprungliga försäljningen. Vid kontantmetoden bokförs krediteringen när återbetalningen görs till kunden. Vid fakturametoden bokförs kreditfakturan när den skapas eller när återbetalningen sker, beroende på vad som sker först.

För återbetalning från leverantör beskriver Fortnox principen som att inköpet bokas spegelvänt och på dagen pengarna kommer in. För Stripe-flöden ska du även kontrollera Stripe-fordran så att refund och payout inte bokas dubbelt.

Kort sagt: Fortnox utgår från kreditfaktura när kunden ska få pengar tillbaka och spegelvänd bokning när leverantören återbetalar ett inköp. Läs Fortnox artiklar om återbetalning till kund och återbetalning från leverantör.

Se också Stripe bokföring i Fortnox och guiden om specifika situationer.

I Bokio

I Bokio hanteras återbetalning från en leverantörsfaktura på den registrerade leverantörsfakturan. Om inköpet i stället var ett kvitto beskriver Bokio att återbetalningen bokförs manuellt som det ursprungliga inköpet fast spegelvänt, på dagen då pengarna kommer in på kontot.

Kort sagt: Bokio skiljer på återbetalning från leverantörsfaktura och återbetalning av kvitto. Läs Bokios artikel: Hur bokför jag en återbetalning?.

Om Stripe används behöver refunden kunna kopplas mot rätt faktura eller försäljning. Integratis Bokio-flöde kan skapa kreditfaktura vid Stripe-refund när ursprungsfakturan finns att koppla mot.

Se Stripe bokföring i Bokio för uppsättningen.

Vanliga misstag

Att bokföra återbetalningen som ny intäkt

Pengar in på banken är inte alltid intäkt. Om det är pengar tillbaka från leverantör ska den ofta minska tidigare kostnad.

Att missa momsen

Om ursprunglig händelse hade moms behöver återbetalningen normalt hantera momsen också.

Att bara titta på Stripe-utbetalningen

En payout kan innehålla många betalningar och refunds. Du behöver bryta ner vad som ingår.

Checklista

• Vad var ursprungshändelsen?
• Finns faktura, kreditfaktura eller kvitto?
• Ska moms vändas?
• Är återbetalningen kopplad till bank, kort, Swish eller Stripe?
• Påverkar återbetalningen en senare Stripe-utbetalning?
• Finns underlag som visar varför pengarna betalades tillbaka?

När bör du automatisera?

Automatisera när refunds återkommer ofta, särskilt i Stripe. Returer är en av de vanligaste platserna där manuella flöden spricker eftersom betalning, kredit och utbetalning kan ske på olika datum.

Vill du slippa jaga refunds manuellt? Läs om Stripe bokföring i Fortnox, Stripe bokföring i Bokio eller starta en gratis provperiod.

Läs vidare

• Bokföra Stripe-avgifter
• Stripe-utbetalningen stämmer inte med banken