Bokföra Swish med kvitto, moms och avstämning

Swish är enkelt för kunden men kan bli stökigt i bokföringen. Du behöver hantera kvitto, moms, dagskassa, bankavstämning och ibland öresavrundning eller flera betalningssätt samma dag.

Det viktigaste först

Bokför Swish utifrån vad betalningen avser: direktförsäljning, kundfaktura, dagskassa eller privat utlägg. Swish-inbetalningen på banken är betalningen, men betalningsbekräftelsen från Swish räcker normalt inte som kvitto eller komplett bokföringsunderlag. Underlaget behöver visa vad som såldes, moms och datum.

Vanliga Swish-situationer

Swish-problem handlar ofta om kvitto, öresutjämning och hur man undviker dubbel bokföring när försäljningen redan finns i dagskassan.

Om Swish betalar en kundfaktura

Om kunden betalar en faktura med Swish bör betalningen matchas mot fakturan. Då är försäljningen redan dokumenterad i fakturan och Swish-händelsen reglerar kundfordran.

Arbetsgång:

1. Skapa fakturan som vanligt.
2. När Swish-betalningen syns på bankkontot, matcha den mot fakturan.
3. Kontrollera att fakturan blir betald.
4. Kontrollera att bankkontot stämmer mot kontoutdraget.

Om Swish är direktförsäljning

Om kunden betalar direkt med Swish utan faktura behöver du ha ett underlag för försäljningen. Bokio beskriver Swish som en elektronisk betalning, inte som kontant betalning, men betalningsbekräftelsen är ändå inte ett kvitto. Underlaget kan vara dagsavslut från kassaregister, kontantfaktura eller annat underlag som visar vad betalningen avser.

Kontrollera:

• försäljningsdatum
• momsbelopp
• betalningssätt
• om kvitto ska erbjudas
• om försäljningen ingår i dagskassa

Om Swish ingår i dagskassan

Här uppstår många fel. Om dagsrapporten redan bokför hela försäljningen ska Swish-inbetalningen på banken normalt inte bokföras som ny försäljning igen. Den ska i stället matchas mot det konto eller den fordran som användes när dagskassan bokades.

Om du använder kassaregister behöver dagsavslutet tydligt visa vilka betalningsmedel som använts, till exempel Swish, kort och kontant. Har du inget kassaregister kan kontantfakturor vara ett alternativ, där det framgår att Swish användes som betalmedel.

Annars riskerar du dubbel intäkt: först i dagskassan, sedan igen när pengarna kommer in på banken.

Fortnox och Bokio

I både Fortnox och Bokio bör du välja arbetssätt efter hur försäljningen uppstår:

• faktura först: matcha Swish mot fakturan
• dagskassa först: matcha bankhändelsen mot tidigare bokad dagskassa/fordran
• direktförsäljning utan faktura: bokför med rätt försäljnings- och momskonto utifrån underlaget

I Bokio kan Swish Företag kopplas till Bokio Företagskonto. Då hamnar Swish-transaktionerna direkt i flödet Händelser att bokföra, där de kan matchas mot kontantfaktura, bokföras som dagskassa eller kompletteras med uppladdat underlag.

Kort sagt: Bokio ser Swish som elektronisk betalning, men kräver fortfarande underlag som visar vad kunden köpt. Läs Bokios artikel: Hur hanteras Swish i bokföringen?.

Om du tar emot Swish genom en betalplattform eller blandar Swish med Stripe, kort och andra metoder behöver du också skilja på betalning, avgift och utbetalning. Det är samma princip som i Stripe bokföring i Fortnox och Stripe bokföring i Bokio.

Vanliga misstag

Att bokföra Swish-inbetalningen som försäljning trots att fakturan redan finns

Då kan intäkten bli dubbel. Matcha mot fakturan i stället.

Att bokföra dagskassa och bankinbetalning som två försäljningar

Dagsrapporten och bankhändelsen behöver hänga ihop.

Att sakna kvitto eller försäljningsunderlag

Swish-betalningen visar att pengar kom in, men inte alltid vad som såldes eller vilken moms som gäller.

Att ignorera avrundning

Öresavrundning kan skapa små differenser. Hantera dem konsekvent och kontrollera att rapporterna stämmer.

Checklista för Swish

• Är betalningen kopplad till faktura?
• Ingår den i dagskassa?
• Finns kvitto eller försäljningsunderlag?
• Vilken moms gäller?
• Finns avgift eller avrundning?
• Har bankhändelsen matchats utan dubbelbokning?

När bör du automatisera?

Swish i sig är ofta enkelt, men blandade betalflöden blir snabbt manuella: Swish, kort, Stripe, dagskassa, fakturor och bankhändelser. Automatisera när du upprepar samma matchning ofta eller när försäljningen kommer från ett system som redan har strukturerad data.

Har du betalningar som går via Stripe och behöver hamna rätt i Fortnox eller Bokio? Läs om Stripe bokföring i Fortnox, Stripe bokföring i Bokio eller kontakta oss.

Läs vidare

• Stämma av bankhändelser
• Bokföra Stripe-avgifter